Một số hướng dẫn người học khi làm quen với định khoản nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

     Người làm kế toán có nhiệm vụ phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế xảy ra hàng ngày của doanh nghiệp vào trong sổ sách kế toán, phân tích, xử lý số liệu và cung cấp những báo cáo về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh, tình hình tài chính,…của doanh nghiệp. Nhưng nếu chỉ phản ánh nghiệp vụ nguyên si như những gì chúng ta đọc được trên chứng từ vào trong sổ, thì không có cách nào để chúng ta có thể hệ thống hóa thông tin, số liệu được. Chính vì vậy nên cần phải có những nguyên tắc, quy ước, phương pháp nhất định mà người làm kế toán phải tuân theo, tạo nên sự dễ dàng, thống nhất và khoa học nhất có thể.
     Thực tế, không ít người cảm thấy khó làm quen với các quy ước trong kế toán, và bị lúng túng khi định khoản nghiệp vụ.Sau đây, người viết xin chia sẻ một số lưu ý, mong rằng sẽ giúp ích người học tiếp cận dễ dàng hơn với môn học nguyên lý kế toán.
     Đầu tiên chúng ta làm quen với hai chữ “nợ”, “có”.
     Nghiệp vụ 1: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10 triệu đồng. Được định khoản:
          Nợ TK 111        10.000.000
             Có TK 112         10.000.000
     Khi đọc nội dung một nghiệp vụ, đầu tiên phải xác địnhnghiệp vụ này xảy ra làm ảnh hưởng đến các đối tượng kế toán nào của doanh nghiệp và từng đối tượng đã bị tăng hay giảm so với trước khi nghiệp vụ xảy ra. Nghiệp vụ 1, ta thấy sau khi rút tiền gửi ngân hàng (TGNH được ký hiệu bởi số hiệu tài khoản 112) thì tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp (DN) trong ngân hàng bị giảm 10 triệu, đem tiền ấy nhập vào quỹ tiền mặt của DN thì tiền mặt của DN (tiền mặt được ký hiệu bởi số hiệu tài khoản 111) sẽ tăng lên 10 triệu so với trước khi xảy ra nghiệp vụ đó. Có thể hiểu định khoản trên có nghĩa là:
          Tăng TK 111        10.000.000
              Giảm TK 112         10.000.000
     (Lưu ý khi định khoản ta sẽ sử dụng số hiệu thay cho tên gọi tài khoản.Chi tiết được quy định trong bảng hệ thống tài khoản kế toán dùng riêng cho từng thông tư, chế độ kế toán).
     Đến đây ta tự hỏi có phải “nợ” là tăng, “có” là giảm không. Câu trả lời là điều đó đúng hay sai còn phụ thuộc vào loại tài khoản.
Vì một đối tượng kế toán (sẽ có tương ứng một tài khoản) luôn có 2 chiều biến động, hoặc tăng hoặc giảm, nên cần 2 từ để biểu thị điều đó.Nói như vậy không có nghĩa là “nợ” là tăng, “có” là giảm hay ngược lại.Vậy ta có thể định khoản đúng được là nhờ ta đã nắm được nguyên tắc về kết cấu của các loại tài khoản. Đây là những kết cấu đã được quy ước thống nhất mà đã làm kế toán là phải tuân thủ và luôn thuộc lòng:
     Kết cấu TK tài sản: tăng ghi nợ, giảm ghi có, số dư bên nợ.
     Kết cấu TK nguồn vốn: tăng ghi có, giảm ghi nợ, số dư bên có.
     Kết cấu TK chi phí: tăng ghi nợ, giảm ghi có, không có số dư.
     Kết cấu TK doanh thu, thu nhập, xác định kết quả kinh doanh: tăng ghi có, giảm ghi nợ, không có số dư.
     (Còn một số tài khoản phải lưu ý riêng)
     TK 111 tiền mặt là tài sản, tài sản tăng ghi nợ => Nợ TK 111
     TK 112 tiền gửi ngân hàng là tài sản, tài sản giảm ghi có => Có TK 112
     Như vậy, đến đây có thể thấy muốn định khoản được ta phải xác định được các đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ, đối tượng ấy tăng hay giảm, thuộc lòng hệ thống tài khoản kế toán và kết cấu tài khoản.Còn điều gì đã là quy ước, nguyên tắc thì phải tuân thủ.
     Để rõ hơn, chúng ta có thể theo dõi thêm một số ví dụ:
     Nghiệp vụ 2: Vay ngân hàng 20 triệu đồng trả nợ người bán.
     NV2 liên quan 2 đối tượng: vay và nợ thuê tài chính (TK 341), nợ phải trả người bán (TK 331). Vay tiền ngân hàng thì DN phát sinh thêm nợ ngân hàng nên TK 341 tăng, dùng tiền ấy trả thẳng cho người bán (do trước đây mua chịu người bán chưa thanh toán), trả được nợ cũ cho người bán thì phần nợ phải trả cho người bán (TK 331) sẽ giảm đi so với trước khi xảy ra nghiệp vụ. Trong NV2 cả TK 341 và TK 331 đều là tài khoản nguồn vốn, nguồn vốn tăng ghi có, giảm ghi nợ.TK 331 giảm => nợ TK 331, TK 341 tăng => có TK 341.
           Nợ TK 331        20.000.000
               Có TK 341            20.000.000
     Nghiệp vụ 3: Xuất hóa đơn giá trị gia tăng bán hàng cho khách. Tiền hàng chưa gồm thuế GTGT là 10 triệu, thuế GTGT 1 triệu, đã thu tiền mặt.
     NV3 liên quan 3 đối tượng:
     -    Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511), sau khi bán hàng thì doanh 
         thu tăng, kết cấu TK doanh thu tăng ghi có => có TK 511.
     -    Thuế giá trị gia tăng đầu ra khi bán hàng 1 triệu, người bán thu của người mua, 
       nhưng phải có trách nhiệm nộp cho Ngân sách Nhà nước, nên tăng thêm khoản thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp (TK 33311) (ở đây bản chất là nợ phải trả), TK này là TK nguồn vốn, nguồn vốn tăng ghi có => có TK 33311.
     -    Thu tiền mặt nên tiền mặt (TK 111) tăng, tiền mặt là tài sản, tài sản tăng ghi nợ 
      =>nợ TK 111.
     NV3 được đinh khoản:
          Nợ TK 111    11.000.000
           Có TK 511        10.000.000
           Có TK 33311      1.000.000
     Hy vọng một số lưu ý trên có ý nghĩa với người học mới làm quen với nghiệp vụ kế toán!